Como montar um escritório perfeito: novos paradigmas

Indiscutivelmente, o escritório se tornou um espaço fundamental na atualidade de qualquer empresa.

Especialmente porque hoje a maioria dos profissionais passa mais tempo nas empresas do que em suas próprias casas.

Em uma realidade assim, alguns aspectos como o espaço de que a empresa dispõe, e até a mobília e os setores voltados para descanso são essenciais.

Novas tendências de mercado de escritório

Cada vez mais as empresas têm investido em suas instalações.

A ideia é garantir que as estações de trabalho sejam mais personalizadas, e que façam os colabores se sentirem em casa. O que pode ser atingido sem que, obviamente, o objetivo comercial seja prejudicado.

As vantagens que uma visão assim traz são muitas, tais como:

• A construção de um ambiente agradável;
• Maior conforto para os funcionários;
• O aumento na produtividade e bem-estar;
• Melhoria no alcance dos resultados gerais;
• Viabilidade de terceirizações e facilities, etc.

No decorrer deste post entenderemos melhor cada um desses tópicos.

Vale a pena alugar a mobília?

Com a mudança de alguns paradigmas a realidade das mobílias de um escritório, e até mesmo o papel destes tem mudado bastante.

Isso se reflete no fato de que, por exemplo, hoje em dia é muito comum ouvir falar em locação de móveis para escritório. Ao passo que antes esse tipo de locação se voltava exclusivamente para eventos corporativos.

A primeira pergunta que surge é: compensa mesmo uma empresa locar a sua mobília, em vez de comprá-la e não ter de desembolsar mensalmente um valor em função desse ativo básico do negócio?

Em muitos casos, sim. Hoje, a locação de móveis para escritório costuma surgir como uma verdadeira solução, que inclui um projeto de engenharia e design de interiores, o qual promete, como já dito, aumentar até o desempenho dos funcionários.

O ponto principal aqui é a mobilidade que isso permite. A empresa pode expandir a qualquer momento, ou mesmo reduzir, se for necessário, sem maiores transtornos.

E, o que é mais importante, sem comprometer o fluxo das suas atividades. A locação é, literalmente, um processo de terceirização, e por isso traz tantas vantagens.

Assim, em vez de investir pesado em imóveis, a empresa pode parcelar esse gasto e investir em:

• Funcionários que acelerem o trabalho;
• Tecnologias e inovações da sua área;
• Aquisições de ativos tangíveis ou intangíveis;
• Em simplesmente reduzir seu “ativo imobilizado”.

Além disso, esse serviço é completo. E lida com todo tipo de mobília, indo de um simples armario para escritório até estações de trabalho totalmente customizadas e feitas sob medida.

O aspecto lúdico e motivacional

Além de oferecer planos para móveis mais práticos como mesas e cadeiras, essas soluções incluem outros aspectos. Um dos principais é o da motivação das equipes.

Como dito acima, uma empresa séria e um gestor qualificado já não podem ignorar a importância de os colaboradores se sentirem bem em suas estações de trabalho.

Em alguns casos, isso pode significar a presença de uma máquina de café para escritório. Não obstante, outras empresas já investem em máquinas de petiscos, bebidas geladas e até mesmo sorvetes.

De modo mais abrangente, existem também as estações de descanso, que contam com sofás, pufes e até multimídia para que os colabores possam descansar antes do turno ou após o almoço.

O que esperar das portarias remotas para escritório?

Outra terceirização bastante comum hoje em dia, e que também pode mudar bastante a rotina e os resultados de uma empresa, é a de serviços.

Um exemplo paradigmático é o da empresa de portaria virtual. Em um primeiro momento isso pode soar tão estranho quanto o exemplo acima, das locações de móveis.

No entanto, assim como naquele caso, basta prestar atenção e as vantagens logo começam a saltar aos olhos. Uma portaria virtual/remota nada mais faz do que concentrar os serviços de segurança em uma única estação.

Essa estação se encontra na terceirizadora, onde os especialistas monitoram toda a movimentação dos seus clientes através de câmeras e dispositivos interligados e conectados via internet.

Esse serviço inclui todo o suporte de uma antiga portaria. Ele controla o fluxo de visitantes, abre e fecha os portões de transeuntes ou de veículos após a identificação deles, e daí por diante.

Essas portarias remotas não “concorrem com o trabalho humano”, ao contrário do que pode parecer. Primeiramente, porque o funcionário está presente na linha de produção, embora a distância.

Em segundo lugar, pois o serviço democratiza a segurança, uma vez que o serviço remoto tende a ser mais acessível em termos financeiros.

Assim, condomínios que não tinham como pagar funcionários em todos os turnos do dia, hoje contam com vigilância de qualidade 24 horas por dia.